Март 27, 2014

Разработка системы документооборота аутсорсерами. Основные преимущества

ОСГ Рекордз Менеджмент логотипВ процессе деятельности практически любой компании образуется значительное (или не очень) количество документов, обращение со многими из которых подчинено закрепленным на законодательном уровне стандартам и правилам. Их знание – важное условие защиты от возможных претензий со стороны контролирующих органов, а также эффективный способ увеличить результативность производственных процессов. Овладение данной информацией – вопрос, поиск ответа на который сопряжен со значительным расходованием материальных и административных ресурсов. Стоит ли говорить, что далеко не всегда это целесообразно?  Тем более, что на помощь всегда готовы прийти профессионалы, которые готовы взять на себя архивное хранение документов, их уничтожение по истечении положенного срока, сканирование актов и создание электронных архивов, а также организацию документооборота. Сотрудничество с аутсорсерами имеет множество преимуществ, достойная оценка которых является главной причиной его инициации во многих сферах. И эта не исключение.

Организация документооборота аутсорсерами –  это реорганизации имеющейся системы или создании новой «с нуля». И в том, и в другом случае исполнители используют различные методы, но наибольшую эффективность демонстрируют мероприятия, направленные на автоматизацию системы документооборота.

Но обо всем по порядку. Начинается все, как правило, с диагностики. Специалисты компании-исполнителя оценивают, как саму компанию, так и используемую ею систему документооборота. В зависимости от потребностей и возможностей заказчика, выбираются методы обмена информацией, как внутри фирмы, так и за ее  пределами.

При этом все проводимые мероприятия предполагают соблюдение и строгое следование установленным в данной сфере нормативным стандартам и требованиям.  Мониторинг завершается составлением специального отчета, в котором, в числе прочего, перечисляются также индивидуальные решения, позволяющие автоматизировать документооборот фирмы-клиента.

Затем утверждается график перехода на новую систему и обучение персонала заказчика.  Грамотное проведение описанных мероприятий позволяет повысить производительность компании, усилить контроль за документооборотом, обеспечить безопасность конфиденциальным сведениям, ускорить процесс обмена информацией и достичь прочих, не менее важных и значимых результатов.

Имеет подобное взаимодействие и прочие преимущества, одним из которых является разнообразие реализуемых исполнителем архивных услуг (подробнее — тут). Современные центры обработки данных и документации готовы предложить помощь с хранением документов, их сканированием, созданием электронного архива, уничтожением документации, инвентаризацией имущества и многими другими аналогичными мероприятиями. Возможность в одном месте организовать процессы, играющие важную для всякой хозяйствующей единицы роль, ценится предпринимателями особенно высоко, что является главной причиной популярности и востребованности услуг архивных аутсорсеров.

Но начинается все с организации документооборота. Этот процесс крайне важен для каждой компании, нацеленной на долговременное и успешное существование на рынке.

Пресс-релиз опубликован по заказу ОСГ Рекордз Менеджмент. Телефон 8 800 200 10 10, адрес филиала в г. Новосибирске: ул. Петухова, д.71. На правах рекламы.

Подать объявление!
купить/продать в Искитиме

Реклама